REFLEXIONES EN TORNO A LA MODERNIZACIÓN DEL
ESTADO
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INTRODUCCIÓN
La Modernización del Estado ha sido planteada como uno de los objetivos principales del gobierno del Presidente Frei. La modernización del Estado y el mejoramiento de la gestión pública conforman uno de los principales desafíos que habrá de enfrentar el país durante los próximos años. El conjunto de cambios estructurales que vive el país y el marco internacional en que se desenvuelve han proyectado serias demandas de cambio y modernización del aparato estatal. Este desafío es compartido con otros países de la región , ya sea debido a la redefinición del rol del Estado, a la globalización de las economías, a la incapacidad de los actuales sistemas para aumentar su cobertura sin detrimento de la calidad de los servicios ofrecidos, al agotamiento de las prácticas de administración desarrolladas hasta ahora, o sencillamente al cuestionamiento que está siendo objeto por parte de la ciudadanía. Una de las áreas susceptibles de integrar planes de modernización las constituyen todas aquellas que estén ligadas con los servicios y más aún con la administración de estos. La generación de información es de aceleración creciente en el mundo de hoy. La transferencia de la información relevante, seleccionada del vasto acervo de datos e ideas existentes, para uso de quienes promueven el desarrollo (planificadores, empresarios o administradores, autoridades políticas, académicas etc.)es considerada como una de las condiciones claves para el desarrollo y para un proceso de cambio, más racional, efectivo y moderno. Este se transforma en uno de los contenidos esenciales de la modernización de unidades de información del Estado. La información en el área técnica es de capital importancia. Toda decisión, diseño, planificación y evaluación de cualquier proyecto requiere ser confrontado con literatura especializada en el área. Sin embargo, uno de los problemas cruciales es el hacer accesible - en forma oportuna y a un costo razonable - ésta información. En el contexto anteriormente planteado, la Comisión Chilena del Cobre es una institución que elabora, propone y facilita la implementación de políticas, estrategias y acciones que promuevan el desarrollo permanente y sustentable del sector minero público y privado, en el marco de una economía globalizada y altamente competitiva, por tanto no puede carecer de una unidad de apoyo a dicha misión; ante lo cual asumió como objetivo la recuperación de la Biblioteca cuestión que posibilitó abordar un proyecto de información con una visión sistémica impulsado con mucho apoyo por los directivos. La presente ponencia desarrolla el tema de la Modernización del Estado y el papel de las Unidades de Información descritos desde la perspectiva de un proyecto específico. MODERNIZACIÓN DEL ESTADODurante el año 1996, 128 servicios públicos presentaron y firmaron compromisos de modernización con el Presidente de la República en áreas temáticas tales como: calidad de Servicio, Recursos Humanos, Descentralización y Desconcentración, Tecnologías y Rediseño Institucional. Todos estos compromisos tenían como principal objetivo favorecer una acción global de cambio, dirigida a modificar los métodos de gestión interna de las instituciones. El Plan Piloto de Modernización de los Organismos Públicos tenía como objetivo el promover una nueva visión sobre la gestión pública, cambiando el foco de atención desde los procesos (políticas, instrumentos y procedimientos), hacia los resultados de esos procesos. En este contexto se enmarca el Proyecto de Modernización de la Biblioteca de la Comisión Chilena del Cobre. La primera pregunta que asalta es ¿qué se entiende por modernizar? Pero más específicamente ¿qué se entiende por modernizar una unidad de información?. Modernizar el Estado es, fundamentalmente, colocar al estado; al servicio de la gente prestando más y mejores servicios. El significado en el desarrollo de una unidad de información es formular proyectos de información capaces de agilizar los servicios utilizando la tecnología y beneficiandonos de todas las bondades que esta situación nos proporciona: oportunidad, eficiencia y eficacia. Una debate necesario para nosotros los bibliotecarios es medir qué de nuevo tiene ésta propuesta. Muchas veces se aplican nuevas teorías a viejos problemas y a viejas soluciones con la intención de dar mayor coherencia o mejor sustento teórico. Mi sensación es que normalmente nuestra actividad nos conminó a desarrollarnos o ponernos al servicio del usuario "prestando más y mejores servicios"; lo nuevo que puede tener ésta propuesta es la comprensión y la actitud con la que asumimos la modernización. Sin duda que debemos revisar nuestro quehacer. Por largos años, por no decir siempre se privilegió el desarrollo de objetivos operacionales, éste sigue siendo un parámetro de evaluación de nuestras actividades profesionales, en desmedro del desarrollo de objetivos estratégicos. Esta situación tiene múltiples y variadas explicaciones que cada uno de nosotros elaborará de acuerdo a su experiencia e interés. La primera idea en un proceso de modernización debe responder al qué, cómo y porqué hacerlo. Tener claridad en la comprensión de la idea maestra del proyecto institucional. Saber con exactitud hacia dónde se canalizarán las energías de la institución. Preguntarnos y respondernos si este proyecto de cambio corresponde a una formulación o reformulación , una vez hayamos adquirido los elementos de juicio que nos permiten situar el punto donde insertaremos nuestro aporte, nos aplicamos a nuestra tarea, para lo cual es necesario tener claras ciertas ideas que rondan un proceso de cambios: a) Definir una misión
que oriente la toma de decisiones
Los pasos antes mencionados nos llevarán a levantar un plan de trabajo en donde se encadenan objetivos operativos con objetivos estratégicos y que dan respuesta a un mapa de solución de problema y , luego, dan origen a una propuesta coherente. No por tratarse de un proceso modernizador se requiere cambiar y/o innovar en todas las actividades desde el punto de vista bibliotecológico. Cambiar equipos y adquirir tecnología no significa modernizarse, ya que ésta debe estar en primer lugar en el cerebro de los bibliotecarios. Debemos tener el convencimiento que somos facilitadores, el puente entre la información y el usuario. Debemos tener una actitud hacia el cambio, una actitud proactiva. CONDICIONES PARA EL CAMBIO EN UNIDADES DE INFORMACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA* Existencia de un proceso de
cambio institucional.
PROYECTO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN COMISION CHILENA DEL COBREEn un primer momento se procedió a efectuar internamente un diagnóstico a los usuarios y potenciales usuarios. Definidos los requerimientos y el punto de partida se invitó a un grupo de bibliotecarios y consultores a presentar proyectos con el objetivo de diseñar un centro de documentación o biblioteca que resolviera los requerimientos de información ligados a la misión institucional y al compromiso adquirido con relación a la modernización de la gestión pública. En el período de dicha consultaría hubo diversas circunstancias que desfavorecieron el desarrollo e implementación. Una razón importante la constituye el hecho que la encargada de la biblioteca tenía conocimientos bibliotecológicos incompletos lo que influye en una deficiente elaboración de procesos técnicos, incompleto diseño de bases de datos y sistema de control de préstamo inadecuado. Esta situación generó una actitud de desconfianza de parte de los profesionales hacia la biblioteca; lo que, finalmente origina la creación de bibliotecas paralelas en las distintas oficinas institucionales. Dentro del escenario descrito, paralelamente se realizaba una consultaría que aconsejó contratar los servicios de una bibliotecaria profesional, definiendo el perfil de manera que pudiera se confrontado con las necesidades institucionales tanto técnicas como humanas. Esta decisión ayuda, en parte, a un cambio de actitud de los usuarios, a recuperar la confianza lentamente y, lo que es más importante la Biblioteca fue ganando espacios de legitimidad. La Bibliotecaria que asumía tenía dos posibilidades: Continuar con los diseños elaborados en la consultaría o reformularlos. Frente a lo cual sugirió reformular el proyecto con el propósito de imprimirle su visión profesional. Por las características que tiene la unidad de información de COCHILCO y analizando, además, la estructura del área profesional de la institución y la colección, propiamente tal, su perfil corresponde al modelo de una biblioteca técnica especializada cuyo objetivo es apoyar la búsqueda de información especializada en el área de la minería del cobre, principalmente con documentos tradicionales como monografías y publicaciones periódicas fortaleciendo la función con la implementación de técnicas adecuadas y la colaboración con algunos departamentos institucionales en la toma de decisiones relacionadas con la organización de información y reforzando la idea de utilizar la capacidad interna, mediante la identificación de los valores comunes y las prioridades estratégicas. Es decir aprovechando la instancia para desarrollar equipos de trabajo. Varias condiciones impulsan la gestión modernizadora de la biblioteca. El proyecto de modernización tiene explicación directa en que la dirección técnica la asume una bibliotecaria profesional, pero además se produce una feliz coincidencia que no siempre está presente, para nosotros los bibliotecarios, cuando pretendemos dar impulsos a proyectos de información. Esto es: contar con directivos que tienen una relación afectiva con la información, personas que están incorporándose a asumir desafíos a la administración pública y, lo más importante, vienen del mundo académico. Esta parece ser la ecuación perfecta para crear y desarrollar proyectos. El proyecto contempló la renovación completa de las instalaciones, desarrollo de bases de datos sobre la base del software microisis que permite el registro y recuperación de información, control de inventario y administración de préstamos, el rediseño del sistema de información para asegurar una administración eficiente del material bibliográfico; el desarrollo de una política de adquisiciones; la definición de un esquema de evaluación de la calidad y eficiencia del servicio prestado; y la capacitación de funcionarios administrativos. PRIMERA ETAPA (1° Semestre
1996)
SEGUNDA ETAPA (2° semestre
1996)
TERCERA ETAPA (1997)
La cooperación interinstitucional es muy importante, actualmente nadie pone en duda la imposibilidad para una institución e incluso un país de poseer la totalidad de la información producida respecto de algún campo del conocimiento o área del desarrollo. El volumen, los costos de publicación, transporte, almacenamiento y tratamiento no permiten esta posibilidad, por lo que es muy necesario reforzar la idea de la participación en redes de intercambio de información, más aún en áreas estratégicas como son la minería y administración del estado. Se requiere un sistema que, más que administrar colecciones, administre información. Es necesario aclarar que para el diseño de éste sistema lo más importante es prever con anticipación los objetivos estratégicos que guiarán el contenido del proyecto, puede resultar poco fluido para el desarrollo del mismo concentrarse en los objetivos operacionales que en general no difieren mucho entre un centro de documentación, de información o una biblioteca especializada. Con lo anterior quiero reforzar la idea de permitirnos un salto cualitativo en la administración de la información. Antes se pensaba, que dentro de la pirámide organizacional los de la base eran los que ejecutaban y el de arriba pensaba, hoy día los de la base ejecutan y piensan y el de arriba está atento mirando hacia el exterior y retro alimentando a su equipo de trabajo. Un tema importante es segurizar a los funcionarios de la institución, aseverar que lo que viene será mejor. Se da con mucha frecuencia que los procesos modernizadores pretenden agilizar áreas determinadas que está claro para todos que tal como están no sirven, que requieren cambios. En el caso de la gestión modernizadora del estado y su relación con las bibliotecas o centros de documentación éstos deben ser profundos, transversales; podríamos imaginar la analogía con un valle que cruza de punta a punta una región; se puede cruzar, pero no se puede omitir, su sola presencia se impone y recuerda que existe, se hace necesario buscar formas para abordarlo. De ésta misma manera las Bibliotecas o Centros de Documentación que forman parte de aparatos del Estado son valles transversales de información que requieren ser abordados, su sola presencia debe imponerse porque reúne un caudal importante y necesario de información. Ese es nuestro capital para apoyar las actividades de desarrollo de cualquier proceso modernizador. PROPUESTA PARA IMPULSAR PROCESOS DE MODERNIZACIÓN EN UNIDADES DE INFORMACION DEPENDIENTES DE ORGANISMOS DEL ESTADO* Convencernos que estamos frente
a una oportunidad. Nunca antes en la historia se había planteado
programáticamente al área de la información en los
procesos modernizadores.
(1) Este trabajo fue presentado en el IV ENCUENTRO LATINOAMERICANO DE ESCUELAS DE BIBLIOTECOLOGIA y contó con el patrocinio de la Comisión Chilena del Cobre
BibliografíaWAISSBLUTH, Mario. La modernización de la gestión pública: un enfoque holístico. Santiago. Chile. Invertec IGT. Conferencia : Modernización del estado y Políticas Sociales. Santiago. Chile. Noviembre 1994. Modernización de la Gestión Pública. Tiempo 2000. Número 1. Santiago. Chile. GANA, Juanita. Especulaciones sobre la Modernización. Santiago. Chile. GARCIA-HUIDOBRO, Joaquín. Más allá de las modernizaciones. La reconstitución del Estado. pp.226-262. Revista Chilena de Derecho. Número 2. Santiago. Chile. PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE. 409p. Mayo-Agosto 1997. YAÑEZ, José. Desafíos sobre estado, modernización y tributación. pp.107-127. UNIVERSIDAD DE CHILE. Comentarios sobre la situación económica: taller de coyuntura 1997-1998. Santiago. Chile. UNIVERSIDAD DE CHILE. 143p. diciembre 1997. UCH. Fac. de Cs. Físicas y Mat.Depto. de Ingeniería Industrial. Modernización de la gestión pública el caso de: Tesorería General de la República. Santiago, Chile: UCH. Fac. de Cs. Físicas y Mat.Depto. de Ingeniería Industrial, 1994. 40 p. Serie : Documentos de Trabajo. Ministerio de Hacienda. Dirección de Presupuesto La modernización de la gestión pública. Santiago, Chile: Dolmen, 1996. 287 p. Ministerio Secretaria General de la Presidencia de la República de Chile. Calidad de Servicio y Atención al Usuario. 32 p. II Encuentro international sobre modernización del estado, Santiago, Chile, 7 y 8 de Mayo de 1996. ILPES. Reforma y modernización del Estado. Santiago, Chile: ILPES. CENTRO DE ESTUDIOS DEL TRABAJO. La Modernización de la gestión pública en el segundo Gobierno de la Concertación. Santiago, Chile: Cetra, Enero 1997. 42p. CENTRO DE ESTUDIOS DEL TRABAJO. Modernización del Estado y Relaciones Laborales. Santiago, Chile: CETRA, Septiembre 1995. 28p.
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