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TENDENCIAS
EN
LA
GESTION
DE
LA
INFORMACION,
LA DOCUMENTACION Y EL CONOCIMIENTO EN LAS ORGANIZACIONES
TRENDS IN INFORMATION, DOCUMENT AND KNOWLEDGE MANAGEMENT Carlota
Bustelo
Ruesta
Elisa
García-Morales
Huidobro Socias-Directoras de Inforárea, S.L. Artículo publicado en: El Profesional de la Información, vol. 10, n. 12 (diciembre 2001); p. 4-7
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Palabras
clave
Gestión
de
la
información,
Gestión
del
conocimiento,
Gestión
de
contenidos,
Comercio
electrónico,
Gestión
documental,
Bases
de
Datos,
Documentos
electrónicos
Abstract
Information
management
obtain
a
strategic
relevance
for
new
business
models. Trends
observed
in
practice
are:
evolution
towards
the
content
management,
that
includes
documents
and
data,
both
from
internal
or
external
sources;
the
definitive
acceptation
of
some
electronic
documents
as
valid
documents;
the
increasingly
need
on
manage
unstructured
information
(not
in
data
bases);
the
recognition
of
IT
as
a
tool,
and
not
as
the
basis
of
information
management;
the
importance
to
manage
accessibility
better
than
content
media;
and
in
the
end,
the
middle-long
term
approach
managing
electronic
information. Introducción
En
los
nuevos
modelos
de
negocio
la
gestión
de
la
información,
la
documentación
y
el
conocimiento
se
perfila
como
un
componente
estratégico
de
primera
magnitud.
La
orientación
tradicional
del
carácter
táctico
de
los
proyectos
de
gestión
de
la
información
o
de
la
documentación
cambia
cuando
se
considera
un
verdadero
componente
de
la
estrategia
empresarial.
Este
cambio
no
sólo
afecta
a
las
empresas
que
se
crean
para
actuar
específicamente
en
el
ámbito
del
e-business
(tan
cuestionadas
ahora
por
la
crisis
de
las
puntocom),
sino
que,
al
menos
en
el
ámbito
teórico
es
una
realidad
hasta
en
las
empresas
más
"tradicionales".
La
profunda
revolución
tecnológica
que
estamos
viviendo,
y
de
la
que
todavía
no
tenemos
perspectiva
suficiente
para
saber
a
donde
nos
lleva,
ha
sido
el
motor
de
este
cambio.
Por
esta
razón
muchas
veces
los
empresarios
y
directivos
simplifican
su
actuación
frente
a
la
nueva
realidad,
centrándola
en
la
compra
e
instalación
de
herramientas
informáticas
de
última
generación
que
deberían
dar
resultados
a
corto
plazo.
Esto
ha
llevado
a
no
pocos
fracasos,
a
directivos
desencantados
e
incluso
tecnologías
con
mala
fama
que
van
cambiando
su
denominación
en
inteligentes
campañas
de
marketing. Aún
así,
observamos
una
serie
de
tendencias
imparables,
que
van
centrando
el
compendio
de
"buenas
prácticas"
en
la
gestión
de
la
información
en
las
organizaciones
y
el
cambio
de
ciertos
conceptos
tradicionales.
Desde
nuestro
punto
de
vista
es
importante
que
estos
cambios
se
incorporen
tanto
a
las
habilidades
de
los
gestores
de
información
como
al
corpus
teórico
de
nuestra
disciplina. Tendencia
1:
Hacia
la
gestión
de
los
contenidos
Cuando
damos
clase
a
directivos
de
empresas
y
logramos
crear
un
clima
suficiente
de
confianza,
que
permite
preguntar
sin
avergonzarse,
siempre
llega
la
misma
pregunta
formulada
en
distintas
versiones.
¿Cuál
es
la
diferencia
entre
gestión
de
la
información,
gestión
documental,
gestión
del
conocimiento
y
gestión
de
contenidos? Y
esto
no
es
singular
de
nuestros
directivos.
Repasando
los
resúmenes
de
lo
acontecido
en
AIIM
2001,
parece
que
se
dedicaron
bastante
tiempo
a
tratar
de
definir
que
es
la
Gestión
de
contenidos
y
que
tiene
de
distinto
de
conceptos
anteriores
Siempre
existen
dos
planos
en
los
que
situarse
para
establecer
estas
definiciones:
a)
en
un
plano
totalmente
conceptual
o
b)
aplicando
estos
conceptos
a
las
funcionalidades
de
las
herramientas
informáticas.
En
el
primer
plano
hay
que
recurrir
a
verdaderas
sutilezas
y
matices
para
diferenciar
a
unos
conceptos
de
otros
o
tratar
de
establecer
donde
se
encuentran
las
líneas
divisorias.
Aun
si
se
consigue
esta
definición
conceptual,
rápidamente
aparecen
las
contradicciones
y
confusiones
derivadas
de
cómo
se
utilizan
dichos
conceptos
tanto
en
la
literatura
académica,
como
en
la
técnica
o
la
comercial.
En
el
segundo
plano,
todavía
la
confusión
es
mayor,
ya
que
las
denominaciones
se
rigen
además
por
las
leyes
del
marketing.
Hay
algunas
aplicaciones
que,
realizando
sustancialmente
las
mismas
funciones
mejoradas
en
sucesivas
versiones,
han
pasado
de
venderse
como
sistemas
de
gestión
documental,
a
sistemas
de
gestión
del
conocimiento
y
ahora
sistemas
de
gestión
de
contenidos
Para
nosotras
el
tema
de
la
definición
es
tan
complejo
porque
todo
forma
parte
de
una
misma
realidad.
La
información
que
se
puede
registrar
es,
mientras
no
se
demuestre
lo
contrario,
la
única
que
se
puede
gestionar.
Y
la
información
sólo
se
puede
registrar
de
dos
formas:
en
bases
de
datos
o
en
documentos.
Si
hablamos
de
contenidos
no
puede
ser
otra
cosa
que
bases
de
datos
y
documentos.
Si
nos
referimos
al
término
Conocimiento,
nos
situamos
en
un
nivel
superior
de
trabajo
intelectual
que
implica
que
la
información
haya
sido
procesada
por
un
sujeto
pensante,
pero
cuando
se
trata
de
“gestionar
conocimiento”
todavía
no
hemos
visto
una
sola
experiencia
que
no
pase
en
mayor
o
menor
medida
por
que
los
conocimientos
sean
volcados
en
documentos
o
bases
de
datos
para
que
puedan
ser
compartidos.
Parece
que
ahora
se
impone
es
la
"gestión
de
contenidos"
que,
en
parte,
está
sustituyendo
a
la
"gestión
del
conocimiento"
tan
en
boga
en
los
dos
últimos
años.
La
tendencia
es
la
búsqueda
incesante
de
nuevas
denominaciones,
que
permitan
presentar
de
forma
atractiva
a
los
empresarios
y
directivos,
proyectos
que
de
otra
manera
serían
difíciles
de
vender,
pero
que
sustancialmente
se
asientan
en
los
mismos
principios.
La
solidez
de
estos
principios,
en
nuestra
opinión,
debe
basarse
en
las
aportaciones
de
la
archivística,
la
biblioteconomía
y
la
documentación,
convenientemente
adecuadas
a
los
nuevos
entornos
tecnológicos,
y
marcando
un
camino
de
integración
imparable
de
todo
tipo
de
información.
Y
en
este
camino,
la
denominación
"gestión
de
contenidos"
demuestra
lo
que
desde
hace
años
muchos
venimos
predicando
que
es
la
necesidad
de
tratar
de
manera
global
y
sistemática
distintos
tipos
de
información:
-
La
información
interna
que
se
produce
en
el
ejercicio
de
la
actividad
-
La
información
que
proviene
de
fuentes
externas
-
La
información
pública
que
la
organización
quiere
trasmitir
a
su
entorno
Tendencia
2:
Hacia
la
aceptación
de
los
documentos
electrónicos
Aunque
la
tan
mentada
"oficina
sin
papeles"
esta
lejos
de
ser
una
realidad,
lo
que
tenemos
es
la
"oficina
con
menos
papeles".
En
esto
ha
influido
mucho
la
rápida
aceptación
del
correo
electrónico
como
medio
de
trabajo,
y
las
facilidades
o
incluso
imposiciones
de
ciertas
administraciones
como
Hacienda
y
la
Seguridad
Social.
En
muchas
organizaciones
documentos
que
se
guardaban
y
utilizaban
hasta
hace
poco
en
papel
ya
no
existen
físicamente.
Esta
realidad
imparable
ha
abierto
no
pocas
dudas
sobre
cómo
deben
manejarse
los
documentos
electrónicos
y
sobre
su
validez
y
autenticidad.
El
primer
frente
se
aborda
estableciendo
normas
y
procedimientos
claros,
que
forman
parte
de
la
planificación
estratégica
del
sistema
de
información,
y
sin
duda
con
las
herramientas
informáticas
más
adecuadas
a
cada
caso.
El
segundo
tiene
una
tendencia
clara
a
solucionarse
definitivamente
con
la
regulación
y
aplicación
de
las
firmas
digitales
y
la
aceptación
como
documentos
probatorios
de
los
registros
informáticos
que
se
pueda
demostrar
que
no
han
sido
manipulados.
En
este
contexto
cualquier
práctica
de
gestión
de
la
información
debe
tener
en
cuenta
la
realidad
mixta
(documentos
papel/electrónicos)
en
la
que
todavía
nos
moveremos
durante
bastante
tiempo.
Ahora
bien
esto
es
una
carrera
sin
fin
y
cuando
apenas
habíamos
conseguido
vislumbrar
como
manejarnos
con
los
documentos
electrónicos
más
comunes,
(entendidos
como
documentos
estáticos),
la
tecnología
nos
permite
la
creación
de
documentos
virtuales
o
compuestos,
que
son
entidades
cambiantes
que
se
van
actualizando
según
las
necesidades
o
las
personas
que
los
consulten.
Todavía
no
existe
una
tendencia
clara
hacia
como
incorporar
esta
nueva
realidad,
pero
será
otro
reto
más
a
dilucidar
en
los
próximos
tiempos.
Tendencia
3:
Hacia
la
necesidad
de
proceso
de
información
no
estructurada En
muchas
organizaciones
la
gestión
de
la
información
se
ha
entendido
tradicionalmente
como
la
gestión
de
los
datos.
Los
Departamentos
de
informática
estaban
volcados
hacia
la
construcción
de
grandes
bases
de
datos
corporativas
en
las
que
se
registraba
toda
la
información
de
las
organizaciones:
contabilidad,
facturación,
recursos
humanos,
producción,
clientes,
etc.
En
el
mundo
de
las
grandes
organizaciones
el
mantenimiento
y
explotación
de
estas
bases
de
datos
es
uno
de
los
pilares
de
la
gestión
de
la
información
y
probablemente
el
capítulo
que
mayor
inversión
requiere.
En
este
sentido
tienen
una
gran
popularidad
los
sistemas
ERP
(Enterprise
Resource
Managemenet),
que
pretenden
unificar
en
un
solo
sistema
toda
la
información
que
se
maneja,
y
que
se
han
implantado
en
casi
el
100%
de
las
grandes
organizaciones.
Actualmente,
también
tienen
una
gran
popularidad
los
sistemas
CRM
(Customer
Relationship
Management),
que
recogen
en
bases
de
datos
toda
la
información
relacionada
con
los
clientes.
Frente
a
esto
–que
algunos
autores
han
denominado
la
orientación
“data
crunching”
de
las
aplicaciones
informáticas-
es
cada
vez
mayor
la
necesidad
por
parte
de
las
organizaciones
de
gestionar
también
la
información
no
estructurada,
es
decir,
la
que
se
contiene
en
los
documentos.
En
la
mayor
parte
de
los
casos,
después
de
una
implantación
de
un
sistema
ERP
o
CRM,
se
crea
la
necesidad
de
gestionar
los
documentos
en
los
que
se
constata
una
determinada
operación
o
la
relación
con
un
cliente,
y
que
deberán
enlazarse
con
sus
respectivos
datos
de
la
base
de
datos.
Cuando
se
trata
de
negar
esta
necesidad,
se
cae
en
lo
que
nosotras
llamamos
familiarmente
la
"capturitis",
en
la
que
se
pretende
reflejar
en
campos
de
la
base
de
datos
todos
los
aspectos
de
la
información
contenida
en
los
documentos,
cayendo
en
la
contradicción
de
que
se
tarda
más
en
capturar
la
información
de
un
documento
que
en
hacer
el
propio
proceso
de
trabajo.
Esta
tendencia
también
se
observa
en
la
implantación
de
proyectos
de
comercio
electrónico,
en
los
que
los
datos
recogidos
en
las
operaciones
realizadas
se
almacenan
en
bases
de
datos,
pero
de
alguna
manera
deben
"congelarse",
para
poder
consultar,
por
ejemplo,
la
"orden
de
compra"
del
cliente.
La
frontera
entre
datos
y
documentos
es
cada
vez
más
difusa
y
cualquier
sistema
que
pretenda
abarcar
una
gestión
completa
de
la
información
y/
los
contenidos
debe
abarcar
ambos
aspectos
de
forma
integrada
e
interrelacionada.
Tendencia
4:
Hacia
el
reconocimiento
de
la
tecnología
como
herramienta
De
todas
las
crisis
se
pueden
sacar
conclusiones
positivas
para
afrontar
el
futuro.
Creemos
que
en
este
momento
existe
un
pensamiento
bastante
unánime
de
que
la
tecnología
no
se
puede
convertir
en
el
único
pilar
de
un
proyecto.
En
gestión
de
la
información
es
cada
vez
más
frecuente
encontrar
voces
autorizadas,
que
conceden
una
importancia
relativa
a
las
herramientas
utilizadas,
en
comparación
con
la
importancia
de
la
planificación
estratégica,
el
componente
humano
y
la
cultura
empresarial. Esta
tendencia
tiene
consecuencias
positivas
en
la
necesidad
y
el
reconocimiento
de
los
profesionales
de
la
gestión
de
la
información
que,
en
algunos
casos,
se
habían
visto
desplazados
o
sustituidos
por
los
informáticos,
que
ejercen
sus
conocimientos
sobre
la
herramienta
tecnológica.
La
tendencia
que
se
observa
es
doble,
por
un
lado,
los
propios
desarrolladores
de
herramientas
cuentan
cada
vez
más
con
expertos
que
les
ayuden
a
poner
en
marcha
nuevas
funcionalidades
o
adaptaciones;
y,
por
otra,
las
empresas
empiezan
a
establecer
nuevas
funciones
"informacionales"
que
no
están
en
manos
de
los
informáticos.
Tendencia
5:
Hacia
la
máxima
importancia
de
la
accesibilidad
En
la
gestión
de
la
información
y/o
contenidos
cada
vez
tiene
menos
importancia
la
gestión
de
los
soportes
o
los
medios
en
los
que
se
recoge
la
información,
pasando
a
primer
plano
la
accesibilidad
de
la
misma.
No
importa
donde
este
físicamente
la
información,
lo
que
se
requiere
es
que
sea
accesible
en
el
momento
que
se
necesita.
Por
lo
tanto,
en
la
gestión
de
la
información
aparece
una
faceta
nueva
que
es
la
gestión
de
la
accesibilidad,
que
se
convierte
en
el
foco
principal
de
atención
y
que
puede
cambiar
muchas
aproximaciones
metodológicas
utilizadas
en
la
era
del
papel.
Solo
en
este
contexto
se
pueden
entender
proveedores
de
aplicaciones
(ASP
Aplications
Server
Provider)
que
ofrecen
sus
máquinas
y
programas
para
gestionar
lainformación
de
una
organización.
Los
usuarios
tienen
acceso
directo
a
una
información
que
no
se
gestiona
físicamente,
pues
esta
alojada
en
otro
lugar
geográfico,
en
máquinas
que
pertenecen
a
nuestro
proveedor.
Tendencia
6:
Hacia
los
planteamientos
medio
y
largo
plazo
En
muchos
casos
la
implantación
de
tecnologías
de
gestión
de
la
información
se
ha
realizado
sin
tener
en
cuenta
el
ciclo
de
vida
de
la
misma.
A
los
documentos
electrónicos
o
los
registros
de
bases
de
datos
no
se
les
aplicaba
ninguna
política
de
conservación
y/o
eliminación,
similar
a
las
que
se
podían
aplicar
a
sus
paralelos
en
papel.
Se
establecían
las
fórmulas
para
que
la
información
formase
parte
del
sistema
y
estuviese
accesible,
pero
no
se
pensaba
en
otros
aspectos
de
futuro.
¿Tiene
esa
información
caducidad?
¿Es
una
información
de
tipo
vital?
¿Puede
tener
consecuencias
legales?
De
esta
forma
muchos
sistemas
se
convirtieron
en
sacos
sin
fondo,
que
crecían
hasta
convertirse
en
verdaderos
dolores
de
cabeza
para
sus
administradores
informáticos.
A
la
necesidad
de
buscar
solución
al
crecimiento
infinito
de
la
información
electrónica
que
puede
generar
una
organización,
se
suma
la
certeza
de
que
algunos
documentos
electrónicos
tienen
valor
a
largo
plazo
bien
sea
de
tipo
legal,
probatorio
o
informativo.
Todo
esto
lleva
a
la
búsqueda
de
soluciones
que
no
se
queden
en
el
corto
plazo,
y
que
sean
capaces
de
prever
de
forma
lógica
la
gestión
de
la
información
a
medio
y
largo
plazo.
Conclusiones
La
visión
global
del
estado
de
la
cuestión
presenta
dos
realidades
que
pueden
parecer
contrapuestas,
pero
que
en
realidad
son
complementarias:
-
Por
un
lado,
se
vuelve
la
cabeza
a
los
principios,
disciplinas
y
profesionales
que
se
han
encargado
de
la
gestión
de
la
información
tradicionalmente:
documentalistas,
bibliotecarios,
"record
managers",
archiveros,
etc.
Algunos
expertos
anglosajones,
en
el
afán
de
poner
siglas
a
todo,
han
utilizado
el
ya
famoso
B2B,
rebautizándolo
"back
to
basics". -
Por
otro,
las
novedades
tecnológicas
imponen
un
ritmo
creciente
de
adaptación
y
cambio.
Estas
novedades
pueden
afectar
a
elementos
fundamentales
del
corpus
teórico
de
la
gestión
de
la
información
como
el
mismo
concepto
de
documento.
La respuesta que las organizaciones demandan requiere que estos elementos se combinen en adecuada proporción, para ser capaces de proponer soluciones con proyección de futuro que se integren en la estrategia empresarial.
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