Gestión, Calidad y Agregación de valor en información  

Compilación

Gustavo Rebolledo Saavedra

Bibliotecario Documentalista

Diplomado Gestión Estratégica - U. Chile

Director B3


 

“Un fabricante estadounidense de suministros médicos experimentó un notable sobresalto cuando un competidor japonés, Kokoku Rubber Industry, empezó a elevar la producción en su nueva planta de Kentucky. La empresa de EE.UU. tuvo que disminuir drásticamente sus precios en su lucha por la supervivencia. Durante varios años, Kokoku había acumulado información (inteligencia) de fuentes legales (periódicos) sobre su competidor estadounidense. Kokoku utilizó la captación de información para conseguir una ventaja y derrotar al competidor.

 

La noción de inteligencia supone la recogida de información relativa a competidores y a clientes. Abarca desde los métodos de Kokoku (lectura, clasificación, archivo y análisis de informes y datos publicados)

 

En otras, se han impartido instrucciones a sus ejecutivos (utilizando nombres ficticios o posiciones ocultas) para visitar las instalaciones de sus competidores con el fin de captar información.

 

Kellogg ha suspendido las visitas guiadas a sus factorías, ya que sus competidores se dedicaban a observar y recoger información sobre su tecnología de fabricación.

¿Es necesaria la recogida de información? Son muchas las empresas que no dudarían en responder que la acumulación de información de manera legal forma parte de la responsabilidad de la dirección de la empresa para con sus empleados, sus accionistas y sus dientes.

 

Los métodos éticos de recogida de información incluyen la revisión de documentos públicos, el análisis de informes financieros, las entrevistas legítimas de preempleo con personas que han trabajado para el competidor, la asistencia a ferias comerciales, los estudios de mercado y el análisis de los productos y servicios de los competidores.

 

La recopilación ilícita de información ha seguido muchos caminos: soborno, colocación de espías en el negocio del competidor, interceptación de líneas telefónicas, robos, chantaje y extorsión. Cordis Corporation, fabricante de marcapasos cardíacos con sede en Miami, introdujo en el mercado un producto superior.

 

Sin embargo, sus ventas disminuyeron. La dirección de Cordis se mostró desconcertada ante la ausencia de una respuesta positiva a su producto de superior calidad, pero descubrió que sus competidores estaban ofreciendo a los médicos automóviles, botes de recreo y viajes por el uso de sus marcapasos. Cordis respondió aumentando su apoyo educacional para los médicos, incrementando el número de vendedores para que pudieran disponer de más tiempo para dar explicaciones a los médicos sobre el producto y obsequiando a éstos con equipo médico adicional si compraban los marcapasos. Con esta táctica, las ventas aumentaron notablemente. Cordis saltó al terreno de juego y respondió a la conducta inmoral de sus competidores con una serie de pasos que, según la mayoría de los criterios, no transgredían las normas de la ética.

La captación de información ya forma parte de la competencia. Pero sus métodos podrán ser éticos o ser inmorales. Cualquiera que tome una decisión sobre la manera de llevar a cabo la captación de información deberá dar respuesta a esta duda.Fuente: Adaptado de Richard S- Teitelbaum, «The New Race for Intelligence», Forbes, 1 de noviembre de 1992, pp- 104-107, y Patrick E, Murphy y Gene R. Lacznack, «Emerging Ethical Issues Facing Marketing Researchers», Marketmg Research, junio

   

GESTIÓN

Proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otros individuos.

GESTIÓN

Es la capacidad de la institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos, con el adecuado uso de los recursos disponibles.

 

GESTION Y  GESTORES

 

            Las organizaciones manejadas por gestores son los motores que propulsan a las tres economías mundiales dominantes: Estados Unidos, Japón y Alemania. Una organización puede     contar simplemente con una sola persona, o con más de 700.000 empleados, como es el caso

de General Motors. La economía industrial urbana que fue emergiendo en Estados Unidos       a lo largo de este siglo se basó en inversiones masivas tanto en maquinaria como en capital humano. Los gestores y directivos fueron elementos imprescindibles para planear, dirigir y controlar las organizaciones que dieron lugar a la economía industrial urbana. Hoy en día, son ellos los que dirigen y supervisan el trabajo y el rendimiento de los demás empleados    que no están en el área de gestión.

 

La gestión como proceso ¿Ha dicho usted alguna vez: «Esta empresa está mal gestionada», «La dirección es totalmente incompetente» o «La dirección está logrando éxitos en todos los aspectos»? Si es así, ¿qué significaban estas expresiones? Éstas implicaban que: 1) la gestión es un determinado tipo de trabajo y 2) algunas veces las actividades se llevan a cabo adecuadamente, pero otras veces no.

La gestión es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la empresa. En la gestión, los directivos utilizan ciertos principios que les sirven de guía en este proceso.

La gestión como disciplina Clasificar la gestión como una disciplina implica que se trata de un cuerpo acumulado de conocimientos susceptibles de aprendizaje mediante el estudio. Así pues, la gestión es una asignatura con principios, conceptos y teorías.

Estudiamos la gestión para entender esos principios, conceptos y teorías y para aprender la manera de aplicarlos en el proceso de la gestión empresarial.

La gestión y las personas Si usted dice: «Esta compailía tiene un equipo de gestión totalmente nuevo» o «Éste es el mejor gestor con el que he tenido que trabajar hasta ahora»,

usted se está refiriendo a los individuos que guían, dirigen y, de este modo, gestionan organizaciones. La palabra gestión, usada en este sentido, se refiere a las personas (gestores) que

tienen a su cargo el proceso de gestión. Los gestores son las personas que asumen la responsabilidad principal por la realización del trabajo en una organización.

La perspectiva de la gestión desde el punto de vista de las personas tiene otro significado        adicional. Se refiere a la importancia de los empleados con los que el gestor trabaja y a los que dirige en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Las personas son la sangre que da la vida a la organización. Sin ellos no se podría hablar de una empresa rentable       o del lanzamiento con éxito de un nuevo producto.

La gestión como carrera «José Cárdenas está ascendiendo rápidamente en Duestra división de mejoramiento de la calidad. Ha desempeñado ya tres cargos de dirección y ahora, tras diez años de trabajo, va a ser ascendido a vicepresidente. » José ha recorrido una secuencia de puestos de trabajo en su carrera profesional. Tiene una carrera de gestión.

Los diferentes significados e interpretaciones del término gestión pueden interrelacionarse de este modo: las personas que quieren tener una carrera como gestores deberán estudiar la disciplina de gestión como medio para poner en práctica el proceso de gestión. Así, pues, definimos la gestión como el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola, no podría alcanzar.

   

CALIDAD

 La definición de gestión implica el término calidad, concepto que inspirará cada una de las       páginas de este libro. Una encuesta realizada por Gaflup mostró que los altos ejecutivos consideraban la mejora en la calidad de productos y servicios como el desafío más crítico con el que se enfrentan las compañías.' Estos ejecutivos anteponían la mejora de la calidad a temas como la responsabilidad civil de los productos, las regulaciones gubernamentales o las          relaciones laborales. La calidad es considerada actualmente como uno de los principales activos con que cuenta Estados Unidos para mejorar su posición competitiva global. Hay que advertir, sin embargo, que calidad es un término y una práctica aceptados globalmente. El Intercambio global que aparece en la página 14 pone de relieve la atmósfera internacional que envuelve a los pioneros de la calidad.

            La palabra calidad ha desencadenado una larga serie de definiciones, por lo que resulta           difícil elegir una sola entre ellas. La tabla 1-2 ofrece una serie de definiciones, todas ellas concisas y significativas. No parece existir una definición específica que pueda calificarse como          la más correcta o la mejor. Cada empresa ha de desarrollar su propia definición específica para la compañía. Para los fines propios de este texto, utilizaremos la siguiente definición:

Calidad es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que se La totalidad de los rasgos Yrefieren a su capacidad para satisfacer necesidades expresadas o implícitas.' Esta definición sugiere que la calidad debe ajustarse a los requisitos establecidos si es que ha de satisfacer las necesidades de los usuarios o de cualquiera que entre en contacto con el producto o servicio.

 

Ocho dimensiones de la calidad

 David A. Garvin, escritor y profesor de Harvard, desarrofió una visión conceptual de la calidad sumamente significativa.

Garvin sugirió que la calidad de un producto o de un servicio se compone de las ocho dimensiones que se detallan en la tabla. Las ocho dimensiones de Garvin amplían la perspectiva del concepto de calidad. Clientes, gestores, ingenieros, operarios de línea de producción y oficinistas en cualquier nivel de la jerarquía de una organización han de participar en el mejoramiento y en la gestión de la   calidad.

 Las definiciones de calidad son personales y de carácter idiosincrático.  Las siguientes definiciones, concisas, claras y significativas, están ordenadas por categorías de enfoque.

 Definiciones de calidad

             1.         Basadas en la fabricación

«Calidad (significa) conformidad con los requisitos.»

                                   Phifip B. Crosby

«Calidad es la medida en que un producto específico se ajusta a un diseño o especificación.»

                                   Harold L. Gilmore

            2.         Basadas en el cliente

«Calidad es aptitud para el uso.»

                                   J M. Juran

«Calidad total es liderazgo de la marca en sus resultados al satisfacer los requisitos del cliente haciendo la primera vez bien lo que haya que hacer.»

                                   Westinghouse

«Calidad es satisfacer las expectativas de¡ cliente. El Proceso de Mejora de la Calidad es un conjunto de principios, políticas, estructuras de apoyo y prácticas destinadas a mejorar continuamente la eficiencia y la eficacia de nuestro estilo de vida.»

                                   AT&T

«Se logra la satisfacción de¡ cliente al vender mercancías que no se devuelven a un cliente que sí vuelve.»

                                   Stanley Marcus

 

            3.         Basadas en el producto

«Las diferencias en calidad son equivalentes a las diferencias en la cantidad de algún ingrediente o atributo deseado.»

                                   Lawrence Abbott

«La calidad se refiere a la cantidad de¡ atributo no apreciado contenido en cada unidad de¡ atributo     apreciacio.»

                                   Keith 8. Leffier

4.                  Basadas en el valor

«Calidad es el grado de excelencia a un precio aceptable y el control de la variabilidad a un costo aceptable. >,

                                   Robert A. Broh

«Calidad significa lo mejor para ciertas condiciones de¡ cliente. Estas condiciones son: a) el uso actual y b) el precio de venta del producto.»

                                   Armand V Feigenbaumi

            5.         Trascendente

~<Calidad no es ni materia ni espíritu, sino una tercera entidad independiente de las otras dos .... aun cuando la calidad no pueda definirse, usted sabe bien qué es.»

Robert Pirsig

«Una condición de excelencia que implica una buena calidad a diferencia de la baja calidad ... Calidad es lograr o alcanzar el más alto nivel en vez de contentarse con lo chapucero o lo fraudulento.»

Barbara W Tuchman

Fuente: Fortune, 22 de marzo de 1993, p. 21, yV. Daniel Hunt, QualityinAmetica(Homewood, III.: Business One ¡rwin, 1992), p. 21.

 

Dimensione de Calidad según David A. Garvin

1. Rendimiento: una característica operativa primaria de un producto/de un servicio (p. ej., el rendimiento Dimensiones de la de la aceleración de un vehículo, el confort de un usuario que utiliza lentes de contacto de larga duración).

2. Características: extras o complementos (p. ej., la guía de estudio para una asignatura M estudiante, el calidad según Garvin cierre centralizado de un vehículo).

3. Confiabilidad: la probabilidad de ausencia de funcionamiento defectuoso o de avería durante un período de tiempo específico (p. ej., una garantía de 5 años o por 60.000 km).

4. Conformidad: el grado en que el diseño de un producto y sus características operativas cumplen las normas establecidas (p. ej., la prueba de un producto muestra que el producto está en un margen de 0,001 pulgadas respecto a la norma).

5. Durabilidad: medida M tiempo de vida de un producto (p. ej., 10 años).

6. Utilidad: rapidez y facilidad de reparación (p. ej., un panel que puede ser reemplazado por un usuario no capacitado).

7. Estética: el aspecto, tacto, gusto y olor de un producto (p. ej., una rosa tiene un tacto delicado, un color             deseado y un aroma distintivo).

8. Calidad percibida: la calidad tal como la percibe un consumidor, un cliente o un estudiante (p. ej., un padre utiliza un pañal desechable porque es higiénico, práctico y de precio razonable).

 

EL PROCESO DE GESTIÓN MÁS CALIDAD

             El proceso de gestión se considera integrado, por regla general, por lasfunciones de gestión básicas. En el proceso tradicional de gestión se identifican las funciones de planificar, organizar y controlar que se vinculan entre sí mediante la función de liderar. La planificación determina qué resultados ha de lograr la organización; la organización especifica cómo se lograrán los resultados planificados, y el control comprueba si se han logrado o no los resultados previstos.

 planificar

La función de gestión que  Planificar determina los objetivos de la organización y establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos  objetivos. La calidad ha de ser un objetivo de alta prioridad en la planificación.

Las funciones de organizar, dirigir y controlar se derivan de la planificación en la medida en que estas funciones llevan a la práctica las decisiones de planificación.

Los gestores, en todos los niveles de la organización, han de planificar. Los gestores perfilan, a través de sus planes, lo que la organización ha de llevar a cabo para lograr el éxito. Por diferentes que sean los enfoques que se dan a los planes, todos sin excepción tienen que ver con el logro de los objetivos de la organización a corto y a largo plazo. Los autores de este texto proponen que los objetivos de calidad a corto y a largo plazo han de figurar entre los de mayor importancia. Si se logran los objetivos de calidad, será más fácil alcanzar otros objetivos relacionados con ella (p. ej., una mayor cuota de mercado, la contención de costes y el rendimiento de las inversiones). En su conjunto, los planes de una organización son los instrumentos primarios para hacer frente a los cambios en su medio ambiente.

La estrategia es un concepto multidimensional que proporciona dirección, sentido de unidad y propósito a la empresa. Viene a ser como un plan maestro integrador para la organización. La estrategia da origen a los planes que garantizan el cumplimiento de la calidad y de otros objetivos; se orienta al logro de una ventaja competitiva sostenible sobre los competidores y pretende conseguir el emparejamiento entre el ambiente externo de la empresa y sus capacidades internas. Si una empresa en competencia mejora su calidad, la estrategia de la empresa, en tal caso, deberá centrarse en esa fuerza medioambiental.

 

            Organizar

            Una vez elaborados la estrategia, los objetivos y los planes para el logro de los objetivos, los    gestores deberán diseñar y desarrollar una organización apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Así pues, la función de organizar consiste en la creación de una estructura de relaciones de trabajo y de autoridad que mejore y mantenga la calidad.

 La función de organizar engloba las tareas identificadas en el proceso de planificación y las asigna a determinados individuos y grupos dentro de la empresa, de manera que puedan lograrse los objetivos establecidos en la planificación. Organizar implica, por tanto, la conversión de los planes en acción.

La función de organizar da lugar a una estructura organizativa que hace que la empresa pueda funcionar eficazmente como un todo coherente para lograr objetivos de calidad.

          

Liderar

La función de liderar, llamada algunas veces función de dirección o de motivación, supone liderar        influir en los miembros de la organización para que actúen de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos. Según Deming, los gestores han de ser los líderes que marcan el camino para mejorar la calidad de productos y servicios mediante el esfuerzo de los trabajadores.

La función de liderazgo centra directamente su atención en los empleados de la organización, ya que su propósito principal es canalizar la conducta humana hacia objetivos de la organización, como el del logro de una mejor calidad. Un liderazgo efectivo es de suma importancia para la organización. Esta capacidad deberá desarrollarse especialmente en determinados niveles de gestión a medida que la competitividad global se vaya imponiendo.

   

Controlar

Un gestor, finalmente, debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organización se Función de gestión que ajusta a lo planificado.  

La función de controlar la gestión requiere tres elementos:

1) normas definidas de rendimiento,

2) información que señale las desviaciones entre el rendimiento real y las normas definidas y

3) acción de corrección del rendimiento

 

LOS GESTORES

 

El gestor o directivo rodeado de una aureola de éxito posee ciertas cualidades que le permiten aplicar su capacidad y desempeñar diversos roles de gestión. En un estudio realizado por una empresa consultora de Boston, Harbridge House, se identificaron diez cualidades propias del gestor de éxito, independientemente de su edad y sexo, y del sector industrial, el tamaño de la organización y el tipo de cultura social a los que pertenece.13

 

1. Proporciona una dirección clara. Un gestor eficaz ha de establecer objetivos explícitos y normas precisas para su personal. Los gestores han de dar a conocer los objetivos grupales, sin limitarse a fijar las metas individuales. El gestor ha de comprometer la participación de su personal en la determinación de esos objetivos, y no limitarse a dárselos a conocer. Los gestores han de ser claros y minuciosos al delegar responsabilidades.

2. Estimula la comunicación abierta. Los gestores han de ser sinceros al,tratar con su personal. Han de mostrarse honestos y directos. «Los empleados requieren de sus jefes información clara y precisa», se manifiesta en el citado estudio, «y los.gestores han de crear un ambiente de franqueza y de confíanza».

3. Prepara y apoya a su personal. Esto significa servir de ayuda para los demás, trabajar constructivamente para corregir los problemas que surjan en su rendimiento, y dar la cara por sus subordinados ante los superiores. Esta última práctica Jue clasificada consistentemente como uno de los aspectos más importantes del liderazgo eficaz», declara Robert Stringer, vicepresidente primero de Harbridge House.

4. Proporciona reconocimiento objetivo. Los gestores han de estar más prestos a otorgar reconocimientos por el buen desempeño de sus empleados que a formular críticas por los problemas que ocasionan. Las recompensas han de guardar relación con la calidad del rendimiento en el trabajo y no con la antigüedad o con relaciones personales. «La mayoría de los gestores no se dan cuenta de lo mucho que critican» señala el estudio. «Lo hacen con la buena intención de ayudar, pero lo que verdaderamente motiva a la gente es el reconocimiento positivo.»

5. Establece controles sobre la marcha. Esto implica hacer un seguimiento de los asuntos y acciones importantes y proporcionar retroalimentación a los subordinados.

6. Selecciona al personal más adecuado para incorporarlo a la organización. Atrae y selecciona a los mejores en términos de capacidades y aptitudes para cumplir la misión y los objetivos de la empresa.

7. Es consciente de las implicaciones financieras de sus decisiones. Esta cualidad se considera importante incluso para los gestores funcionales, como los que están a cargo del personal/recursos humanos y de la investigación y desarrollo, que no tienen responsabilidades directas respecto al margen de beneficio.

8. Estimula la innovación y las nuevas ideas. Los empleados califican esta cualidad como importante incluso en las organizaciones más tradicionales o conservadoras.

9. Toma decisiones claras para sus subordinados cuando son necesarias. «Los empleados quieren que se oiga su voz en todas las cosas», dice el informe, «pero no quieren debates interminables. Hay un momento para cada cosa, y los buenos gestores saben discernir cuándo llega ese momento».

10. Mantiene un alto nivel de integridad. El estudio muestra que la mayoría de los empleados desean trabajar con un jefe que merezca su respeto.

CAPACIDADES PROPIAS DE LA GESTIÓN

Cualquiera que sea el nivel en el que los gestores ejercen sus funciones, todos ellos han de adquirir y han de desarrollar una serie de capacidades.` Una capacidad es la habilidad o pericia requerida para llevar a cabo una tarea determinada. Varias categorías de capacidades revisten importancia para el ejercicio de los roles de gestión.

 

Capacidades técnicas

Las capacidades técnicas adquieren especial relieve en el nivel de gestión de primera línea, puesto que es en este nivel donde hay que resolver los problemas que surgen en el trabajo diario.

Capacidades analíticas

Las capacidades analíticas, representan la capacidad para identificar factores clave, para entender cómo se interrelacionan y para desempeñar sus roles en una situación determinada. La capacidad analítica se identifica, en realidad, con habilidad para diagnosticar y evaluar. Es necesaria para la comprensión del problema y para desarrollar un plan de acción. Sin pericia analítica, no pueden abrigarse esperanzas de éxito a largo plazo.

Capacidades para la toma de decisiones

Todos los gestores han de tomar decisiones o han de elegir entre alternativas diversas. La calidad de estas decisiones determina su eficacia. La capacidad de los gestores en la toma de decisiones para adoptar una determinada línea de acción está muy influida por su capacidad analítica. Una pericia analítica insuficiente se traduce inevitablemente en una toma de decisiones deficiente.

Capacidades informáticas

Los gestores con capacidades informáticas tienen una comprensión conceptual de la informática y, en particular, saben cómo utilizar el ordenador y el software en muchas facetas de sus trabajos.

Capacidades para tratar con las personas

Dado que los gestores han de realizar gran parte de su trabajo por medio de otras personas, su capacidad para trabajar con otros, comunicarse con ellos y comprenderlos es vital.

Las      capacidades para tratar con las personas son esenciales en todos y cada uno de los niveles de la organización: son un reflejo de la capacidad de liderazgo de un gestor.

Capacidades conceptuales

Las capacidades conceptuales consisten en la capacidad para lograr una percepción global de la organización, de las complejidades de la organización en su conjunto y de la manera en que sus diversas partes encajan entre sí. Para mantener a una organización centrada en sus objetivos es necesario captar el modo en que cada parte de la organización encaja e interactúa con las demás para lograr los objetivos fijados y para operar en un ambiente sujeto a un continuo cambio.